Fragenkatalog zur Buchung

Für die Zusatzleistungen wird kein Voucher ausgestellt ?


Lösung:
Den Haken „Voucher erstellen“ bei der jeweiligen Zusatzleistung setzen.

Voucher

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Wie kann ich nachträglich eine neue Buchungsposition anlegen ?


Lösung:
Um eine neue Buchungsposition anzulegen, betätigen Sie bitte den grünen Knopf mit dem weißen Kreuz.

Buchungsposition

Unten in der Liste wird eine neue Buchungsposition angelegt (1. ), die jetzt mit einer Menge einem Titel und einem Einzelpreis ausgefüllt wird. Ist dies erledigt, drücken Sie bitte mit der Maus irgendwo in den grauen Bereich. Dann erscheint der Gesamtpreis. Um diese Position nun der Rechnung hinzuzufügen, betätigen sie bitte den Button “offene Positionen…“(2.)

Buchungsposition

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Hinzufügen einer Buchungsposition aus einer Rechnungsvorlage.


Lösung:

Sie können eine vordefinierte Buchungsposition in die Buchung aufnehmen.


a) Sie legen unter dem Menüpunkt Buchungen—Listen—Rechnungs-Vorlagen eine neue Position an.

Rechnungsvorlage2

Rechnungsvorlage3

In der Buchung finden Sie nun unter Stammdaten—Buchungsabrechnung eine Liste mit den erstellten Buchungspositionen. Wählen sie die benötigte aus, und betätigen sie den OK Button.

Zum Schluß müssen Sie diese Position mit dem Button „offene Positionen… der Rechnung hinzufügen“ der Rechnung hinzufügen.

Rechnungsvorlage

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Buchungen mit Bestätigung einer Hotelablehnung haben einen falschen Status.

Lösung:

Wenn die abgelehnte Anfrage manuell bestätigt wird, muss noch ein Buchungsdatum gesetzt werden.

Status gebucht

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Bei Stornierung einer Buchung werden die falschen Stornokosten berechnet.

Lösung:

Die Stornoregeln können Sie unter dem Menüpunkt FIBU und Einstellungen definieren. Jeder Stornoregel muss einer Zielregion zugeordnet werden.

Stornoregel

Diese Zielregion muss auch der Reise zugeordnet werden, für die die Regel gelten soll.

Reisezielregion

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In der FIBU gebuchte Zahlungen werden in der Buchung nicht angezeigt.

Lösung:

Bei der Zuordnung- Buchung /Konto Suchfeld geben sie die ersten Ziffern der Buchungsnummer an, dann wird der Kunde automatisch gefunden. Dann tragen sie den Betrag ein und bestätigen diesen.

Zahlung

Zahlung2

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Ausgabe der Fremdbuchungsnummer auf den Reisedokumenten.

Lösung:

Bei dem Partner muss „Fremdbuchungs-Nr auf Dokumenten ausgeben“ angehakt sein.

Fremdbuchungsnummer

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Voucher und Bestätigung erneut per Mail versenden.

Lösung:

Zum erneuten Versand von Voucher oder Buchungsbestätigung nach Änderungen stehen die Button 1. und 2. zur Verfügung.

erneuter Versand Voucher und Bestätigung

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Etwas zu einer bestehenden Buchung dazu buchen.

(z.B Verlängerung, Versicherung, weitere Personen, weitere Zimmer)

Lösung:

a) Zuerst legen sie eine neue Buchungsposition an (grüner Kreis mit weißen Plus 1.) Danach gibt man die Leistung ein, die mit eingebucht werden soll. (2.) Und bestätigt diese mit klick auf „Offene Positionen,… der Rechnung hinzufügen“(3.)



b) Je nachdem welche Position hinzugefügt wurde, müssen jetzt eventuell noch andere Daten umgeändert werden. z. B. bei einer Verlängerungsnacht das Reisedatum oder ein zusätzliches Doppelzimmer und die Personen Anzahl (im Beispiel wurden 2 Erwachsene und 1 Junior Suite nach gebucht, es funktioniert auch, wenn statt 2 Erwachsene eine 4 auf der gleichen Position eingetragen und das DZ auf 2 gestellt wird)



c) Bei Zusatzbuchungen von Personen, müssen diese bei Reisenden nachgetragen werden.



d) Im vorletzten Schritt wird nun die geänderte Rechnung und Bestätigung erneut an den Kunden versendet. Dazu klicken sie nach dem öffnen und kontrollieren der Rechnung unten links auf den Button speichern & per Mail.



e) Zum Schluss müssen die Veränderungen erneut an das Hotel oder Partner gesendet werden. Dazu bitte bei Datumsveränderungen diese wie unten gezeigt auch noch am Quartier ändern (1.). Ist dies geschehen, können sie sich den Mailanhang, der an das Quartier geschickt wird ansehen, indem sie auf Hotelinfo (2. ) klicken. Sind die Angaben korrekt, dann klicken sie auf Änderungen. (3.)



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Die korrekte Vorgehensweise einer Anfragenablehnung.

Lösung:

Kundenanfrage - Anfrage ablehnen mit „Termin absagen“. Wurde schon eine Rechnung generiert dann muss eine Storno-Rechnung erstellt werden.

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Einer Buchung nachträglich einen Partner zuordnen.


Lösung:

Tragen sie in der Buchung–Details/Texte die Partner_id ein.

Buchung Partner

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Eine Buchung rückgängig machen.

Lösung:

Die Buchung wird storniert und eine Neue angelegt. Es ist auch möglich, Buchungen zu löschen. Jedoch wird damit die Buchungsnummer nicht wieder freigegeben und fehlt somit in der Buchungsliste.

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Reiseunterlagen erneut verschicken.

Lösung:

Unter Zahlungen haben Sie die Möglichkeit die Unterlagen nach Änderungen mit dem Button „jetzt versenden“ erneut zu verschicken.



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Rechnung nach Änderung erneut schicken.

Lösung:

Öffnen Sie die Rechnung (Rechnung bearbeiten) und betätigen sie den Button

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Auf dem Buchungsvoucher stehen die Zusatzleistungen doppelt.

Lösung:

In der Reise sind bei Stammdaten—Texte zusätzliche Vouchertexte angegeben.



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Änderungsmail wird nicht ans Hotel oder Partner versandt.

Lösung:

Es ist keine E-Mail vom Partner oder Hotel hinterlegt. Bitte öffnen Sie das Hotel und tragen unter Buchungsmail die Email ein. Die zweite Buchungsmail ist vorrangig und an diese wird gesendet. Wollen Sie die Buchungsmail aller bestehenden Buchungen zu dem Hotel ändern, klicken sie auf den mit dem grünen Pfeil gekennzeichneten Button.



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Kunden nach der Reise einen Reklamationsbetrag erstatten.

Lösung:

Unter Komm/Storno/Gutschrift haben sie die Möglichkeit eine neue Erstattungsposition einzufügen.Zum bearbeiten der Position klicken sie auf die Id (grüner Kreis).

Kundenerstattung

Nun können sie den Betrag, die Menge und den Leistungstext angeben.

Reklamationsgutschrift

Dieser Betrag wird mit dem Leistungstext auf der Rechnung dargestellt.



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In der Versicherungsliste sind nicht alle Buchungen sichtbar.

Lösung:

Um die gesamte Liste der Versicherungsbuchungen zu sehen, aktivieren sie den Haken „unabhängig von Zahlungen suchen“.

Versicherungsliste

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Bei einer Buchung wird die Buchungsgmail an die falsche E-Mail Adresse geschickt.

Lösung:

In der Reise ist eine Alternativadresse hinterlegt.

Alternative-Adresse

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Eine Buchungsposition stornieren.

Lösung:

Klicken sie in der Buchung—Stammdaten—Buchungsabrechnung auf das Symbol (grüner Kreis) Rechnung bearbeiten.



Und legen im nächsten Schritt eine neue Stornorechnung an (grüner Pfeil).



Betätigen sie in folgendem Fenster den Button „neue Position“.Nun erscheint ein neue Postion mit einer Liste. In dieser wählen sie die zu stornierende Position aus und geben sie, wenn nötig die Stornokosten an (Sind die Stornoregeln unter FIBU/Stronoregeln hinterlegt, rechnet der TS diese automatisch aus.). Sie können auch mit „kostenloses Vollstorno“ die gesamte Buchung ohne Stornogebühren oder mit „Vollstorno“ die gesamte Buchung mit Stornogebühren canceln.

Zum Abschluss bestätigen sie die Aktion mit „Stornorechnung aktivieren“.

Soll



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Änderungen an der Buchung dem Hotel oder Leistungsträger mitteilen.

Lösung:

In der Buchung unter Quartier haben sie die Möglichkeit geänderte Daten an das Hotel, die Agentur oder andere Leistungsträger zu senden. Durch Klick auf den Button „Hotelinfo“ (1.) können sie sich die Buchungsänderung ansehen und mit dem Button „Änderung“ (2.) verschicken sie diese per Mail.



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Bei Reisen mit mindestens 2 Quartieren wird in der Anreiseliste nur nach Reiseanfangsdatum gefiltert.

Lösung:

Standardmäßig wird in der Anreiseliste bei den Hotels nur nach Reisedatum gesucht. Für diese Reisen muss der Filter auf „HotelANreise“ gesetzt werden.



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Einzelne Personen in der Buchung stornieren.

Lösung:

Um einzelne Personen aus der Buchung zu löschen, müssen 5 Schritte ausgeführt werden. Beispiel: 1 Person und 1 Singlezimmer löschen Nach jedem Schritt, das speichern nicht vergessen.

1. Schritt: Personen und Zimmer aus den Stammdaten—Daten/Datum löschen

Löschen sie hier die betreffenden Personen raus. Beispiel: Schreiben Sie eine 1 in das Feld vor der Personenart (1.). Gleichfalls tragen sie in das Feld vor der Zimmerart eine 1 ein (2.).

Schritt eins, Personen löschen

2. Schritt: Buchungsposition löschen/stornieren

Um nun die Rechnung zu korrigieren, müssen sie erst die Buchungspositionen stornieren. Bearbeiten Sie unter „Stammdaten“—„Buchungsabrechnung“–die Rechnung.

Schritt zwei, Buchungsposition löschen

In dieser Maske erstellen sie eine Stornorechnung.

Schritt zwei Stornorechnung erstellen

Hier erstellen sie mit Klick auf „neue Position“ einen neue Stornoposition. Hier können Sie nun mit Klick ins das Feld „Leistung“ die zu stornierende Position (automatische Auswahlliste wird generiert) auswählen. Um eine zweite Stornoposition hinzuzufügen, klicken sie erneut auf „neue Position“. Dies müssen sie mit allen Positionen durchführen, die die zu löschende Person enthält. Ist diese in allen Positionen enthalten, genügt ein kostenloser „Vollstorno“. Zum Schluss betätigen Sie den Button „Stornorechnung aktivieren“. Somit sind nun die beteiligten Buchungspositionen storniert.

Schritt zwei Stornopositionen

3. Schritt: Neue Buchungspositionen erstellen.

In dieser Maske fügen sie die neuen Buchungspostion mit Plus hinzu. In diesem Fall sind es drei neue Buchungspostion, einmal für die einzelne Person, die Zusatzleistung und die Touristensteuer. Haben Sie alle Infos + Preise eingetragen, betätigen sie den Button „Buchungsposition…Rechnung hinzufügen.“ Nun ist die Rechnung ebenfalls abgeändert.

Schritt drei Buchungspostion hinzufügen

4. Schritt: Reisenden löschen

Unter dem Reiter „Reisende“ wird mit dem Minuszeichen die zu entfernende Person gelöscht.

Schritt vier Reisenden löschen

5. Schritt: Meldungen und Dokumente erneut per Mail senden

Unter Quartier können sie sich die Info , die an das Hotel geht nochmals mit „Hotelinfo“ anschauen und mit „Änderung“ erneut an das Quartier schicken.

Quartiermeldung

Zum Schluss schicken sie dem Endkunden die Rechnung und Bestätigung wie folgt erneut zu.

Öffnen sie die Rechnung unter Stammdaten—Buchungsabrechnung–Rechnungsverwaltung und betätigen sie den Button „Speichern & per E-Mail“.

Rechnung bearbeiten Speichern & Per Mail

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Kostendatensätze werden nicht erzeugt

Es gibt mehrere Gründe warum die Kostendatensätze bei einer Buchung nicht erzeugt werden:

1. kein Vertrag im Quartier hinterlegt

2. der Reisenzeitraum im Vertrag stimmt nicht mit den Saisonzeiten der Reise überein

3. der Gültigkeitbereich des Vertrags stimmt nicht mit dem Reisedatum überein

4. die Übernachtungsart der Buchung (bzw. Reise) stimmt nicht mit der im Vertrag überein

Eine Zusatzleistung zu einer bestehenden Buchung hinzufügen.

1. Unter Details/Texte–Zusatzleistung klicken sie auf den Button Plus. Dann sucht man sich unter „verkn. Leistung“ die gewünschte Zusatzleistung heraus.

Zuszuleistung

2. Damit die Kostendatensätze erzeugt werden, muss nun unter „Buchungsabrechnung“ mit den Button Plus eine neue Buchungsposition angelegt und diese einer Rechnung zugewiesen (offene Position einer Rechnung hinzufügen) werden.

Buchungsposition

3. Dann erfolgt über den Button Leistung zuordnen in der Maske „Details/Texte–Zusatzleistung“ die Zuordnung der Leistung zu dieser Buchungsposition und die Vertragszuordnung. Ist die Zusatzleistung nicht an der Reise hinterlegt, wählen sie den Punkt “ [Leistung ist nicht an Reise definiert]“.

Zuordnung

4. Zum Schluss müssen im Reiter „Kostends.“ die Zusatzleistungs-KDS mit dem Button ZL KDS neu neu erzeugt werden.

ZL KDS

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faq/buchung_fragenkatalog.txt · Zuletzt geändert: 2016/02/10 11:24 von claudia
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