Kundendokumente & Mails

Dokumentenlayout

Das Layout also die Kopf- und Fußzeilen sind bei allen PDF Dokumenten gleich. Entweder diese kommen aus der hinterlegten Konfiguration (vom TS Team änderbar) oder aus den Dokumenteneinstellungen der Brands (selbst hinterlegbar) oder des Partners (selbst hinterlegbar). Die Einstellungen der Brands überschreiben die Daten in der internen Konfiguration. Die Einstellungen beim Partner überschreiben die interne Konfiguration und die Brandeinstellungen.

Buchungsbestätigung

Sobald ein Kunde eine Reise gebucht hat, bekommt dieser eine Mail mit der Buchungsbestätigung und der Rechnung als PDF.

Mail Bestätigung

Mail Teil 1

Neben der Anrede, dem Reisetitel, dem Hotel und dem Datum sind die Infos zur buchenden Person und zu den Reisenden enthalten.

Gleichzeitig ist eine Bestätigungslink integriert, wird dieser vom Kunden angeklickt, wird das Datum bei „Rechnung erhalten:“ gesetzt. (Buchung--Stammdaten--Daten/Datum)

Mail Teil 2

Hier wird der Reisepreis mit den einzelnen Positionen, der Anzahlungbetrag und die Zahlart sowie der AGB Link (intern in der Konfig hinterlegt, Bedarf TS Team Änderung) und der Text der Billmail angezeigt.

Mail Teil 3

Ganz unten steht noch die Absenderdetails (intern in der Konfig hinterlegt, Bedarf TS Team Änderung).

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PDF Bestätigung

Dies ist das PDF, welches nach einer Buchung mit der Bestätigungsmail an den Kunden geschickt wird.

Bestätigung TS Mandant

Es ist nun möglich die Zusatzleistungsnotiz auf der Bestätigung auszugeben. (Freischaltung erforderlich)]]

Es gibt ein Konfigsetting, das die genau Anzahl der Reisenächte auf der Bestätigung angeben kann. Bitte wenden sie sich an das TS-Team.

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Texte anpassen Bestätigung

Unter dem Modul Extras--Mail-Texte können die Mail- und PDF-Texte angepasst werden. Geben sie dafür einfach ein Stichwort aus dem PDF- oder dem Mailtext in das Filterfeld ein. Mit Klick auf bearbeiten können sie den Text bearbeiten.

Mail Text (billmail)

Mail Text

PDF Text (booking)

Texte anpassen

Des Weitern können folgende Textpassagen (Filtersuche): ML_BOOK_CONFIRM_DOC, ML_TRIP_DATE, ML_PERSONS, ML_TRAVELLER_NAMES, ML_YOUR_INSURANCE, ML_BOOKED_ADDONS unter Extras--Buchungsteckentexte bearbeitet werden.

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Rechnung

Achtung, der Kunde erhält keine Rechnung, wenn die Buchung über einen B2B Partner getätigt wurde und dieser als Rechnungsempfänger ausgewählt ist.

PDF Rechnung

Dies ist das PDF der Rechnung, die mit der Buchungsbestätigung an den Kunden geschickt wird.

Bankdaten

Ja nachdem welche Zahlart ausgewählt ist, werden die Bankdaten ausgegeben (aktuell nur bei Überweisung). Diese sind entweder in der interen Konfiguration hinterlegt oder es wird vorrangig die im Menü FIBU–Parameter unter Default Kontoverbindungen angegebene Kontoverbindung für Buchungsrechnungen herangezogen.

Wurde die Buchung über einen Partner oder/und eine Brand getätigt und in der Alternativen Konfig Brand /Alternativen Konfig Partner sind Bankdaten hinterlegt, werden diese hier auf der Rechnung ausgegeben.(Reihenfolge: Die interne Konfiguration des Mandanten wird von der Brand überschrieben. Gibt es noch einen Partner, wird auch die Brand mit den Partnerdaten überschrieben.)

Es gibt ein Konfigsetting, das die genau Anzahl der Reisenächte auf der Rechnung angeben kann. Bitte wenden sie sich an das TS-Team.

Rechnung

Zusammensetzung der Rechnung

Behandlung Gutscheine

Es gibt zwei neue Konfig-Settings:

  • pdf_book_bill_bisher_gezahlt_ohne_gs_summe ⇒ Auf der Buchungsrechnung wird im Betrag „bisher gezahlt“ die Gutscheinsumme nicht einberechnet. Ohne diesen Parameter wird der Gutschein in dieser Summe angegeben.
  • pdf_book_bill_bisher_gezahlt_negativ ⇒ Dies stellt die Zahlsumme mit gedrehtem Vorzeichen dar.

(Freischaltung erforderlich)

Texte anpassen Rechnung

Mail Text

Die Texte der Mails ändern sie unter Extras - Mailtexte.

Hier gibt es zum einen den Mailtext der „billmail“ (Rechnung wird mit der Bestätigung versand) und die „billmail_buchungsrechnung_resend“ -Mail, wenn die Rechnung nochmals an den Kunden gesendet wird die .

PDF Text

Die Texte der Rechnung können sie unter Extras--Buchungsteckentexte mit Eingabe der Schlagwörter suchen und mit bearbeiten bearbeiten. Folgende Textpassagen können angepasst werden: ML_TRIP_TITLE_2,ML_TRIP_START_DATE, ML_TRIP_END_DATE, ML_POS, ML_STATUS, ML_AMOUNT,ML_TITLE, ML_BILL_VALUE,ML_VAT_INCULDED,ML_BISHER_GEZAHLT,ML_STILL_TO_PAY,ML_BILL_PAY_INFO

Texte

Die Text zur Magenbesteuerung ändern sie unter Extras - Mailtexte Typ: PDF-Texte.

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Anfrage

Bei einer Anfrage erhält der Kunde eine Mail ohne Anhang.

Mail

Anfragemail

Text ändern

Unter dem Modul Extras--Mail-Texte können die MailTexte angepasst werden. Geben sie dafür einfach ein Stichwort aus dem dem Mailtext in das Filterfeld ein. Mit Klick auf bearbeiten können sie den Text bearbeiten.

Key:request_ack

Anfragebestätigung

Der Kunde erhält folgende Mail mit der Rechnung und der Bestätigung als PDF im Anhang.

Anfragebestätigung

Mailtext ändern

Unter Extras-Mailtexte lässt sich der Text ändern.

Anfragebestätigungtexte

Key:request_ok

Anfrageablehnung

Anfragenabsage

Mailtext ändern

Unter Extras-Mailtexte lässt sich der Text ändern.

Texte ändern

Key:request_cancel

Zahlungseingang

Anzahlung

Mail

Anzahlungsmail

Mailtext ändern

Unter Extras-Mailtexte lässt sich der Text ändern.

Text ändern

Restzahlung oder vollständiger Zahlungseingang

Mail

Diese Mails, die nach dem Eingang der Restzahlung geschickt werden, sind dieselben Mails die beim Versand der Voucher generiert werden.

Voucher

Mail Voucher

Hier wird in zwei Mails unterschieden.

1. Vouchermail manueller Unterlagenversand (vouchermail)

Hier ist der Haken in den Stammdaten der Reise beim „manuellen “ Unterlagenversand gesetzt. So dass die Unterlagen erst später manuell versendet werden.

Vouchermail manuell

2. Zahlungseingangsmail automatischer Unterlagenversand (paymail)

Hier erfolgt der Versand automatisch nach dem Zahlungseingang der Restzahlung bzw. bei vollständiger Zahlung.

Vouchermail auto

Texte anpassen Voucher

Mailtexte ändern

Der Text werden unter Extras-Mailtexte angepasst .

1. Vouchermail

Vouchermailtexte

1. Paymail

Zahlunngsmailtext

PDF Voucher

Voucher Quartier

Quartiervoucher

Voucher Flug

Hinflug

Hinflug

Rückflug

Rückflug

Hinweise

Hinweis

Texte ändern

Um die Texte zu ändern, öffnen sie den Dialog Mail-Texte unter dem Modul Extras. Stellen den Filter auf PDF-Texte und suchen nach Voucher. Mit Klick auf bearbeiten können sie den Text bearbeiten.

Text ändern

neuer Flugvoucher

(Freischaltung erforderlich) Die Flugvoucher können in einem neuen Layout ausgegeben werden. Beide Flüge (Hin- und Rückflug) werden nun auf einem Voucher pro Person angegeben. Dieses Feature erfordert eine Freischaltung durch das Travelsellerteam.

neue Flugvoucher

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Voucher Zusatzleistung

Ein Zusatzleistungsvoucher wird nur generiert, wenn im Produkt Zusatzleistung der Haken bei „Voucher stellen“ gesetzt ist. Der Text auf dem Voucher kann ebenfalls dort hinterlegt werden (Vouchertext).

Voucher Zusatzleistung

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Stornierung

Die Stornierung erfolgt immer aus der Buchung heraus.

Stornomail

Folgende Mail wird an den Kunden geschickt.

Stornomail

Texte anpassen Stornorechnungsmail

Key:storno

Stornorechung

Die Stornorechnung muss immer separat aus der Buchung an den Kunden gesendet werden.

Mail Stornorechnung

Stornorechnungsmail

PDF Stornorechnung

Texte anpassen Stornorechnungsmail

Der Text werden unter Extras-Mailtexte angepasst .

Key: stornomail

Zahlungserinnerung und Mahnung

Damit die Zahlungserinnerungs- und Mahnungesmails auch automatisiert aus dem TS heraus verschickt werden, muss dies vom TS Team eingestellt werden. Folgende Mahnungsinfos werden dazu benötigt. Manuell können Erinnerungen/Mahnungen auch aus der Buchung (Buchungsrechnung:Rechnung bearbeiten:Zahlungserinnerung & Mahnung & Zahlungen) heraus verschickt werden.

Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerungen gibt es für die Anzahlung, Restzahlung und Stornorechnung.

Mail Zahlungserinnerung & Text ändern

Die Texte der Mail können unter Extras-Mailtexte geändert werden.

Mailtexte

Mail Mailart Key für Textänderung
Anzahlungserinnerunsgmail buchungsrechnung_anzmahn
Restzahlungerinnerungsmailbuchungsrechnung_restmahn
Stornorechnungserinnerungsmailstornorechnung_zahlerinnerung

Dokumente Zahlungserinnerung

Bei der Zahlungserinnerung werden die Dokumente Bestätigung und Rechnung verschickt.

Mahnung

Mail 1. Mahnung & Text ändern

Die Texte der Mail können unter Extras-Mailtexte geändert werden.

Mailtexte

Mail Mailart Key für Textänderung
1Mahnunganzahlungsmail buchungsrechnung_anzmahn_stufe1
1Mahnungrestzahlungsmailbuchungsrechnung_restmahn_stufe1
1Mahnungstornorechnungsmailstornorechnung_mahnung_stufe1

Mail 2. Mahnung & Text ändern

Die Texte der Mail können unter Extras-Mailtexte geändert werden.

Mailtexte

Mail Mailart Key für Textänderung
2Mahnunganzahlungsmail buchungsrechnung_anzmahn_stufe2
2Mahnungrestzahlungsmailbuchungsrechnung_restmahn_stufe2
2Mahnungstornorechnungsmailstornorechnung_mahnung_stufe2
travelseller/kommunikation_dokumente/kundenkommunikation_dokumente/kundendokumente_mails.txt · Zuletzt geändert: 2016/09/22 15:38 von claudia
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